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As dicas da Ba

Um blog 360º com dicas e sugestões para as diferentes áreas da vida.

Multitasking? 10 Dicas para gerir melhor o tempo

Ba 29.07.15

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Organizar o tempo pode ser uma tarefa complicada. Quantas vezes dizemos: “Quem me dera que o dia tivesse mais de 24 horas” ou “Não consigo ter tempo para nada”.

 

Um dos meus grandes desafios é exatamente a falta de tempo. Acho sempre que me falta tempo para tudo mas, na realidade, sei que com organização consigo fazer várias coisas e de forma eficente. Para mim o problema está no ‘multitasking’ (execução de várias tarefas ao mesmo tempo).

 

Já vários estudos demonstraram que isso do ‘multitasking’ é muito giro mas, de facto, acaba por ser ineficiente. Começamos uma coisa, mudamos para outra e outra e quando damos por nós, ao final do dia, apenas conseguimos completar uma ou duas tarefas.

 

Por vezes até estou a escrever um texto, entra um email e acabo por ir ver. Ou seja, já larguei o texto e estou a ver o email. Nisto toca o telemóvel com uma mensagem. Largo o email e vou ver o sms. Entretanto alguém chama-me para ver uma coisa. Bem, escusado será dizer que, por esta altura, já perdi completamente o raciocínio do texto que estava a escrever.

 

A velocidade a que estamos ligados a tudo, as várias solicitações e os smartphones acabam por ajudar a este caos. E para conseguir organizar melhor o meu tempo comecei a adotar algumas medidas.

 

Deixo-vos aqui algumas dicas que me têm ajudado a gerir melhor o meu tempo:

  

1) Planeamento – Aponto tudo o que tenho para fazer. Uso a agenda do telemóvel e a minha moleskine (sim, ainda uso agenda em papel). Aponto na agenda os compromissos que tenho com hora marcada e depois as tarefas que tenho para fazer na semana. E ponho tudo, desde trabalho a vida pessoal. Normalmente, logo à partida, já consigo definir o tempo que posso dispender em cada uma.

 

2) Criar lista de prioridades – Depois de estar tudo apontado defino as prioridades. Há tarefas que tenho de completar num dia definido, outras que podem ser em qualquer dia da semana e outras que quero concluir com brevidade. Se for necessário coloco lembretes no telemóvel para as tarefas mais urgentes.

 

3) Começar pelas tarefas mais complexas – Há quem opte por começar pelas tarefas que demoram menos tempo, eu prefiro começar pelas mais complexas enquanto tenho mais energia, e sei que requerem mais atenção. Deixo para mais tarde aquelas que são menos exigentes e, por isso, mesmo que esteja cansada consigo executar com facilidade.

 

4) Organizar a mesa – A verdade é que a minha mesa no local de trabalho está sempre um caos. Por mais que a limpe e organize parece que a papelada ganha vida própria. E o mesmo já estava a acontecer no escritório em casa. Por isso, fiz uma limpeza grande e agora tenho tudo limpo, organizado e de fácil acesso. Para as gavetas comprei umas caixas organizadoras que ajudam a ter tudo arrumado. É muito mais fácil trabalhar num ambiente organizado.

 

5) Acabar o que comecei – Não deixar nada a meio sempre foi um dos meus principais desafios. Agora, mesmo quando tenho outras solicitações ou algo que me distraia, a não ser que seja estritamente urgente, procuro concluir a tarefa. Só depois de acabar é que passo a outra. Noto que já consigo fazer isso no trabalho quando vem algum colega falar comigo (e percebo que não é urgente). Digo: “Deixa-me só acabar isto e já falo contigo”. Nem imaginam a diferença que faz.

 

6) Faça reuniões apenas necessárias – Um dos grandes males portugueses (a meu ver) é o excesso de reuniões. E pior, reuniões ineficientes. É reunião para isto, para aquilo, mas depois não se decide nada. Quase sempre chega-se ao fim sem conclusão e a dizer: “bom, vamos então ver isso e depois marcamos outra reunião”. God, ninguém merece! Outro dos pontos que começo a conseguir fazer é definir início e fim da reunião. E acreditem que para quem fala pelos cotovelos isto não é fácil. A estratégia então passa por assim que começa a reunião ir logo direto à questão e resolver os pontos todos. Se depois sobrar tempo já podemos falar de outras coisas. O mal, muitas vezes, é que em Portugal gostamos de começar as reuniões com piadas, conversas do dia, para aliviar a tensão e ir criando ambiente. Resultado? Só ao final de meia hora é que se começam a tratar dos verdadeiros temas que nos levaram a reunir.

 

7) 'Do not disturb' – Para quem é quase dependente do telemóvel (sim, confesso, mas estou muiiiitooo melhor) para conseguir focar-me eu utilizo o 'do not disturb'. Eu sempre fui daquelas pessoas que é quase como o Síndroma de Pavlov mas com o telemóvel. Mal aquilo faz “plim” eu ia logo pegar para ver de quem era o email, a mensagem ou o que fosse. E, mesmo em silêncio, com o vibrar acabava por dar ao mesmo. Agora, quando quero focar-me ou desligar – mas sem desligar o telemóvel porque quero ver depois – coloco o ‘do not disturb’. Faço-o quando vou, por exemplo, a uma reunião na escola dos meus filhos ou mesmo quando chego do trabalho a casa e quero estar apenas em “modo mãe”. E tenho a dizer-vos que funciona. E depois quando vou a ver o que chegou até pode ser tratado depois e evitou que visse o telemóvel umas 200 vezes. Além disso, quando tenho uma tarefa urgente, por exemplo, no computador, desligo o telemóvel, fecho as redes sociais, a caixa de email e deixo só o que necessito aberto para concluir a tarefa.

 

8) Aprender a dizer não – Para muitas pessoas dizer que “não” no trabalho, ou quando nos pedem algo, é difícil. Mas a verdade é que precisamos ter a noção da nossa carga de trabalho e avaliar a capacidade para dar resposta a todas as solicitações. Dizer que sim a todas as solicitações é cair num erro que pode custar muito caro, profissionalmente e também pessoalmente. Pode implicar que não se consiga terminar todas as tarefas pedidas – quando nos comprometemos com isso – e gerar altos níveis de stress e sobrecarga de trabalho.

  

9) Delegar tarefas – Este também foi um dos grandes desafios. Sempre fui muito perfeccionista e gosto de fazer as coisas à minha maneira. No entanto, todos nós temos limites e eu já testei o meu algumas vezes. Por isso, fui obrigada a aprender a delegar. Custa no início mas depois é libertador. Temos de aceitar que a pessoa a quem delegamos não irá fazer mal, nem bem, irá simplesmente fazer de uma forma diferente da nossa. E isso não tem de ser negativo. Além disso, nada como depois falarmos e ajustarmos alguns pontos se necessário.

 

10) Rever a lista – É importante ir acompanhando a lista de trarefas, assinalar o que já cumprimos (confesso que dá algum gozo riscar o que está feito e ter a sensação de dever cumprido). E aquelas que não conseguirmos terminar podemos sempre reagendar. Por vezes, há vários imprevistos e não conseguimos fazer tudo. Isso não deve ser causador de stress. Requer apenas que voltemos a fazer um planeamento e definir novas prioridades.

 

Estas dicas, comigo, estão a funcionar. Mas se houver mais dicas por aí, partilhem!